lunes, junio 28, 2010

LOS ROLES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Post colaborativo,

Jaime Llauradó, Barcelona España
Alberto Lindner, Caracas





¿Es posible desarrollar con éxito un proyecto sin una correcta
delimitación de los roles y las responsabilidades de las personas que
participan en el mismo? ¿Por qué?

Cuando definimos un Proyecto decimos que es conjunto de actividades que se realizan para obtener un producto único (agregaría con recursos, costo y tiempo limitados). A diferencia de los Procesos, que son actividades reiterativas, en muchos casos muy controlables, los proyectos son visto bajo la perspertiva del producto único y no del proceso intrínseco que se realiza para obtener el producto. Es por eso que que en gestión de la Calidad, se puede observar que la gestión se DEBE dividir en dos visiones; la calidad del proyecto y la calidad en el proyecto. Una define las características del producto y la otra define las caracterìsticas de los procesos que se requieren para obtenerlo.

La gestión por procesos reiterativos hacen que la gerencia puedan establecer sistemas de control de variables, que al final nos conduzcan al mejoramiento continuo, las mejores prácticas y las lecciones aprendidas.


El desarrollo de proyectos, generalmente agrupa a una cantidad de profesionales que tienen una misión conjunta; la de obtener el producto del proyecto. Es por eso que a veces los proyectos se gerencian sin la visión sistémica que asocia ver el desarrollo de productos como una serie de procesos factibles a ser mejorados y controlados, sino como una suerte de eventos que se controlan a través de la gestión del costo, el tiempo y el alcance. Esos proyectos, deberían estar destinados a tener una mala gerencia y por ende un producto que no se ajuste a las especificaciones; y si así fuera, quizá con los costos y el tiempo fuera de control.

Los proyectos deben ser vistos como parte de las actividades empresariales, ya sean empresas de productos o servicios o mas aún empresas que solo se dediquen al desarrollo de proyectos en forma matricial. Si así fuera, entonces se comienza a entender la gestión de proyectos, como actividades controlables con respecto al producto y además con respecto al proceso. El PMIBoK menciona que las variables que afectan un proyecto son 9. Las tres ya mencionadas , mas la calidad y la procura,que afectan al producto del proyecto o dependen de su desarrollo directamente, y otras que de alguna manera pudieran estar asociadas a la gestión, como son la integración, el riesgo, la comunicación, y definitivamente los RRHH.

Según nuestro punto de vista existen dos tipos de empresas, las que gestionan sus propios proyectos y las que los contratan. Es evidente, que de forma erronea, una empresa pudiera sub contratar el desarrollo de un proyecto e importarle solo la obtención del producto, lo que pudiera ocasionar, por ejemplo que se violaran normas éticas de la empresa originaria. Todas las empresas deben estructurar su forma de hacer proyectos, aún mas, deben establecer que harán y como lo harán los terceros.
Es fundamental para una correcta ejecución de proyectos, que la Empresa originaria, en cualquiera de los dos casos, desarrolle la estructura organizacional del proyecto, sus responsabilidades, los cargos, los sistemas de comunicación y por sobre todo, las competencias que se debe tener para desempeñar con éxtito el cargo para el cual fué designado. Se entiene por competencias a las habilidades (se pueden desarrollar), a los conocimientos (se pueden instruir) y a los valores, (toda empresa originaria los debe tener, así como un Código de desempeño). Empresas consultoras como Hay Mcber Group estructuran las competencias personales en 6 grupos:


1. De logro y acción. Orientación al logro, ocupación por la calidad, orden y limpieza, iniciativa y curiosidad por investigar


2. Apoyo y servicio humano, con sensibilidad interpersonal y orientado a servir al cliente


3. Impaco e influencia. Constructor de relaciones (Agregaría ser hipernodo)


4. gerencia. Trabajo en equipo, liderazgo y transmisión de conocimiento


5. Cognitivas. Ser analítico, conceptual.


6. Efectividad personal. Desarrolla autocontrol autoconfianza y su compromiso organizacional.

Si aceptamos lo anterior como válido y necesarios, es menester que las empresas originarias (ISO 10.006), desarrollen un sistema de desempeño incluido en un Sistema de Análisis y Descripción del puesto de trabajo.

Tanto las empresas originarias como las delegadas (ISO 10.006,2003), deben contar con una minuciosa descripción de responsabilidades y competencias, así como habilidades en el manejo del liderazgo y la comunicación. Los Gerentes de Proyectos, por ejemplo, deben contar con habilidades de dirección, organización y planificación, a la vez que deben ser correctos, honestos y puntuiales, (valores). deben conocer todas las ramas de la contrucción, y sus instalaciones, en el caso de la construcción, ya que es un proyecto interdisciplinario y esta visión le permite tomar decisiones acertadas, y a tiempo.

Las empresas de manufactura y servicios, generalmente desarrollan el mismo tipo de proyectos, mientras que las empresas dedicadas a proyectos, quizá puedan realizar una gama de ellos pero generalmente dentro de la misma rama.
Lo que queremos exponer, es que en ningún caso las empresas deberían obviar el desarrollo personal de su talento humano. Es mas, la empresa originaria, en función de los perfiles que quisiera tener, desarrollará sistemas de reclutamiento, y selección adecuados, que le garanticen confiablemente la obtención del perfil adecuado para cada cargo.

Una vez seleccionado, el personal participará en un proceso de desarrollo personal, adiestramiento, desarrollo en valores, visión compartida, hacia la definición de su desempeño que concluye con la evaluación y la compensación de la gestión. La empresa originaria debe tener una visión necesaria sobre los repositorios de información de proyectos, para establecer las lecciones aprendidas por cada proyecto para establecer el conocimiento que la va a distinguir de las demás, como son las Mejores Prácticas.

En algunos casos, algunas empresas llegan a visonar la gestión de su talento humano, como el desarrollo de competencias para la vida y el trabajo, desarrollado por Jackes Delors para la Unesco en el año 1996, "La Educación encierra un tesoro, (Dellors,1996). Plantea que las personas deben desarrollar competencias que se agrupan en "aprenderes", aprender a ser (el desarrollo personal, el liderazgo), aprender a conocer, (el plan de carrera), aprende a hacer, (desarrollo de habilidades para el trabajo y la vida) y aprender a convivir, (la responsabilidad social empresarial y ambiental, el trabajo en equipo y la convivencia). He visto que esta visión humanista y holística, le a permitido a algunas empresas enfrentar a los cambios con gallardía y eficacia.

A todo lo expuesto hay que agregar la descripción del puesto de trabajo en función de las restricciones legales en materia de higiene, seguridad y salud en el trabajo, como con una descripción de las operaciones recurrentes o no recurrentes que habrá que ejecutar. Según ISO 9001, "escribir lo que se hace para luego hacer lo que se escribe". Existen muchas técnicas de recolección, pero por lo sencilla y práctica se puede recomendar las indicadas por Mac Cormick

Por lo expuesto, se trató de explicar porque no deben gestionar proyectos con la debida identificación de roles y responsabilidades en un proyecto. Es probable que en una organización matricial por proyectos se integren recursos de varios departamentos que estarán reportando a dos jefes y trabajando con pares. Si no se logra la defición organizacional y de comunicación pudiese desencadenar en un caos, afectando la obtención del producto y su calidad. En la industria de la construcción quizá los roles y cargos son mas diferenciables, pero de igual manera se debe evitar al máximo la posibilidad de duplicar áreas de acción, responsabilidades o jerarquías. No sin embargo el PMI, coloca a RRHH como una de las variables fundamentales a planificar y controlar.





_______________________


1 comentario:

observador subjetivo dijo...

Os invito a leer este artículo relacionado que acabo de publicar:

http://observadorsubjetivo.blogspot.com/2010/07/5-1-estilos-de-direccion.html