sábado, septiembre 25, 2010

Aprender a Volar... (Post #239)

Una de las metáforas más extraordinarias que he leído fue en el libro “Learn to fly” de de Chris Collison y Geof Parcell, editado por Paidós en el 2003, sobre el proceso de aprender a aprender, como principio de la gestión del conocimiento.
Ambos autores trabajaron en la industria petrolera BP y narran de una manera clara y sencilla todos los principios para conocer e implantar esta importante herramienta de cambio y de gestión de calidad. La metáfora aunque no la trata el libro, se entiende a través de la observación de la naturaleza y cuyo mejor ejemplo sin dudas, es un pájaro, tratando de enseñar a volar a su crio, una vez que ha abandonado el nido y es imposible que pueda volver a el. La transferencia del conocimiento de la vida cotidiana del pájaro, es transferida en forma tácita, cuando el pichón observa al adulto a mover las alas, a atrapar insectos, a secar sus alas al sol, a temerle a los humanos, a identificar lo que puede comer y lo que no. Debe ser un proceso rápido y eficaz, pues no cuenta con mucho tiempo para aprender.
En las organizaciones hacemos más o menos lo mismo. Asignamos un tutor, (recuerden que un tutor es como una vara que colocamos al lado de un arbolito para que crezca derecho), a un nuevo talento humano, en el supuesto que va a aprender la cultura organizacional, sus valores y principios así como la mejor manera de hacer bien las cosas y de una vez. Pensamos por la misma teoría, que la gestión del Conocimiento es una metodología o filosofía de calidad muy compleja, costosa y complicada de implantar, cuando en realidad su esencia se deriva de las cosas sencillas de la vida, así como un padre enseña a montar bicicleta a su hijo, desde el triciclo, pasando por la bici con rueditas atrás, hasta llegar a la lineal, la definitiva. El padre no le entrega un manual a su pequeño hijo, sino que se entrega a la transferencia, los trucos, y los secretos.

Cuando las cosas cotidianas se vuelven demasiado científicas y académicas, a veces se complican. Es por eso que en mi cátedra de conocimiento, todos mis ejemplos son extraídos de nuestra propia experiencia y nuestra propia cotidianeidad. Lo que hemos hecho en el curso, por este proceso que hemos realizado por siglos, es ordenarlos y darles nombres, como para poder reconocerlos y distinguirlos; todo lo demás es sentido común y experticia.

Ya casi nadie habla de Gestión de Conocimiento, de hecho hasta las eliminan de los currículo de estudios, en el entendido que era un moda y ya “pasó”. La verdad es que las cosas seguirán su curso y las personas seguirán aprendiendo como lo han hecho desde siempre, pero cambia el concepto en las organizaciones, donde si se hace importante que las personas se acojan a un método de recuperación y transferencia de las lecciones aprendidas. Es común ver en organizaciones que aparecen los mismos errores, solo cuando se cambia a un recurso, o dejan de comunicarse.
Las lecciones aprendidas que son registradas, valoradas, revisadas y difundidas, tendrán un valor agregado superior, pues se evitará que sean cometidos los mismos defectos en las mismas situaciones. Y no se trata de ser estricto, solo por serlo, sino en la certeza de lo que se escribe, se aprende y se transmite, y es la mejor manera, a mi entender, de realizar alguna transformación cultural.
Vivimos en una sociedad nueva, caracterizada por la tecnología, la información y la comunicación muy cambiante, y donde el conocimiento se duplica en cuestión de pocos años, y en donde se hace complicado enseñar en las escuelas, pues al término de cinco años, es mucho el conocimiento que ya sido sustituido o simplemente ha quedado obsoleto. Es por eso, que la principal función ahora de la escuela, es enseñar a aprender a aprender; un poco como enseñar a volar. Una metáfora que nos cuenta, por una parte, que podemos transmitir y transferir las mejores prácticas, y por otro lado, que una vez que el ave aprendió a volar, volará solo.
La gestión de conocimiento en las organizaciones, no es una moda que decidimos ensayar; es cambio, es mejoramiento continuo, y por ende debe ser un valor organizacional, una forma de ver la vida, y los negocios, para transformar desde adentro, y crear un efecto multiplicador aguas arriba y aguas abajo en la cadena de valor.

Siempre que escribo acerca de esto, me acuerdo de una extraordinaria película que viera cuando niño, (“Pigmaleon” de George Bernard Shaw), que años después se filmara como “My Fair Lady”, con Audrey Hepburn y Rex Harrison. Trata de una apuesta entre dos caballeros británicos, que deciden acerca de la educación o no de una vendedora callejera de flores a las puertas del teatro.

Al terminar el trato, la humilde mujer, estaba convertida en una Dama, y el caballero le pide que se regrese a las puertas del teatro. Pero ella ya era otra persona, había cambiado; sabía que nunca más regresaría a lo que antes era. Había aprendido a volar.
De allí, que cada vez que se le cambia la vida a alguien, habrá de ocurrir lo que se conoce como el “Efecto Pigmalion”. Una de los compromisos de cualquier consultor (Artesano), es lograr conducir los cambios bajo la óptica de la Gestión del Conocimiento; así, la certeza del vuelo, estaría garantizado.
Nota: La foto de este post, que le da origen al contenido, es de un árbol en mi empresa. En él, casi imperceptible, está un pichón con su madre, batiendo sus alas al sol, en la espera que tarde o temprano, le ayudarán a despejarse de la rama.
Nota: La imagen de la película es el cartel de promoción en el año 64. No conseguí si tiene derechos de autor.La bajé de Google.

jueves, septiembre 16, 2010

"Me quiero ir" (#238)

¡Profesor, me quiero ir del país!

Manuel debe tener ahora como 23 años y está terminando dos másteres en una escuela de negocios muy reconocida de París.
Es oriundo de Ciudad Bolívar, al sur de Venezuela, capital de Estado, pero al fin y al cabo, del interior. No es Caracas. Su primera decisión fue dejar su ciudad de origen y venirse a la capital para estudiar ingeniería civil. Cuando se estudia en la capital, todo lo demás parece un poco menos interesante; así sea tu tierra natal.

Me tocó darle clases en varias ocasiones; primero en Ciencias de los materiales, donde estudiábamos la “superficie específica” del post anterior; luego en Inspección y Mejoramiento de Métodos, un poco de “Lean Construction”, ya al final de la carrera. Terminó con honores su licenciatura, y un día me dijo:

- “Profe, me quiero ir del país, quiero hacer un postgrado”

Así habrá analizado que cuando me pidió las cartas de recomendaciones, las dos universidades estaban en Francia. Luego supe que la escogió porque lo certificaban en 7 áreas del conocimiento y Gestión de Proyectos.

Siempre he pensado que la mejor distinción de un alumno para con su profesor, primero, es que te nombren tutor, luego que lo nombren Padrino de Promoción, y por último, que te pida una carta de recomendación para hacer un postgrado. Para nosotros, son signos de acercamiento, confianza y amistad. De todos sus docentes en cinco años, solo escogen a dos para que le redacten sus cartas.

Esta semana regresó de París, y fue a visitarme a la oficina. Es increíble ver la transformación de un profesional, en todo un profesional. Ya viajó con el idioma inglés que es requisito de grado en la universidad; allá estudió francés en la Sorbona y está en la mitad de sus dos postgrados; uno en proyectos, y un MBA. Además está estudiando un cuarto idioma.

¿Qué hace un profesional con 24 años, con cuatro idiomas, dos postgrados y con al menos cuatros certificaciones en Proyectos, cuando mi país se cae a pedazos en la diatriba vacía de la política? La verdad es que es difícil explicar. Y esto es de las cosas que me preocupan. No vaya a ser que Caracas ahora le resulte extraña desde el punto de vista de París, de Madrid o de Barcelona, España y decida quedarse en Europa, que a pesar de la depresión financiera, presenta un déficit de profesionales de primer nivel, por tener ya una sociedad de personas en edad de retiro. (Hoy Francia subió la jubilación de 60 años a 62)

Tenemos un déficit de viviendas que alcanza ya 1.700.000 unidades nuevas, sin contar las que requieren arreglos, y sin agregar las 90.000 anuales que forman parte del crecimiento vegetativo de la población que va a requerir vivienda. Pero no tenemos profesionales suficientes para lograrlo, además que no hay voluntad pol´
itica para asociarse con el sector privado.

En cualquier caso estamos en vientos de cambios. La misma universidad está cambiando. Con sus 40 doctores nuevos, ya se “ve hacia adentro” y no ve para los lados, que es donde estamos los profesores a tiempo parcial. Se migra de semestres a trimestres. Se eliminan las materias del diplomado de pregrado para ser sustituido por “no sé qué cosa nueva”. En fin, una suerte de cambios, parecidos a los del país.

Un día me preguntó otro alumno, que cuando me iba del país, y me dijo que el último “iba a apagar la luz y bajar la reja”. La verdad es que mi país es un lugar de grandes oportunidades, para los que lo saben ver. No creo que llegue ningún momento de apagar la luz, y menos si nuestros jóvenes regresan preparados y con una visión de mundo, y del mundo global.

¿Y la academia? No vaya a ser que de tanto ver “hacia adentro” se vayan a poner “bizcos”

sábado, septiembre 04, 2010

Superficie específica (post #237)

Los paradigmas que traemos de los aprendizajes externos, a veces evitan que podamos comprender ciertos fenómenos aplicables a ciertos procesos. Uno de ellos es el cálculo o diseño de mezcla para hacer concreto u hormigón. Uno de los condicionantes de diseño es la calidad de los agregados, siendo el tamaño del grano, uno de ellos. La mezcla está en función de que las partículas de cemento una vez humedecidas puedan colocarse alrededor de los granos de áridos. Mientras más finos son, mas cantidad de cemento se requiere.


Esto se enseña en la academia como la Superficie Específica. Se muestra que debe haber un tamaño adecuado de granos para hacer más eficiente el uso del cemento. Se enseña a través de un cubo y su superficie. Supongamos que tenemos un cubo de 1 metro por lado, en total 1 metro cúbico. Si cortamos el cubo en cuatro por cada cara, se obtienen 8 cubitos de 0.50 m2 cada uno por cara. Se pregunta, ¿Qué tiene más superficie específica, el cubo o la suma de los 8 cubitos?

Cuando uno entiende el concepto, parece que es evidente, pero cuando se estudia, como un paso de una fórmula, no lo es tanto. El cubo grande tiene 6 m2 de superficie, la suma de las áreas de los 8 cubos, tienen 20 M2. Un poco más que el triple. Es por eso que mientras más cubitos tengamos, más superficie específica tendremos, que en el caso del hormigón, más cemento requerido para cubrir todas las caras. Es por eso que los finos, como el polvo y la arcilla, le hacen daño a la resistencia de la mezcla.
Otro paradigma que recuerdo, fue cuando un residente, siendo yo un asistente, le dijo al maestro cuando tenía que sustituir un tubo de 4 pulgadas:
-“Coloca dos de 2” “,
¿claro dos de 2” suman 4? Pero resulta que un tubo de 4” tiene una superficie de 81,03 cm2 mientras que dos de 2” tienen 40,52 cm2, LA MITAD..!!.
Para cubrir la necesidad de fluidos se requiere sustituir uno de 4” por cuatro de 2”, para llegar a un área sumada de 81,04 cm2.
A veces nos apresuramos a tomar decisiones que aparentemente son de lógica, pero a veces nos seguimos por paradigmas que en el caso de tubo, representa un error importante.
Cuento esto porque en gerencia pasa más o menos lo mismo, a veces nos aproximamos por exceso y a veces por defecto; pero debemos ser precisos.

En muchas ocasiones el gerente de proyectos o el Facility manager en mantenimiento de activos, se encontrarán con problemas de difícil solución. Uno de los procesos o herramientas que recomiendo, en caso de problemas difíciles, es cortar el problema en varios sub problemas. Aumentamos la superficie específica, teniendo una gama mayor de aristas y caras ocultas que antes, con el problema global, no podíamos ver ni intuir. Cuando partimos un cubo en 8 cubos aumentamos la superficie específica en el triple del original. Más caras, mas superficies, igual a mayor número de posibilidades y soluciones.

Recientemente, tuvimos un problema que resolver. La exactitud de inventarios de una empresa debía ser mejorada. La cuenta de los que tenía el inventario teórico difícilmente coincidía con lo que obteníamos luego de realizar un conteo físico en el almacén. Durante un largo tiempo tratamos de solucionar el problema, pero a medida que avanzábamos, más complicado y difícil de manejar, se convertía.
Al estar ya seis meses en reuniones periódicas, trabajando sobre la solución del proceso, y luego de establecer parámetros de control y no obtener resultados, se decidió descomponer en cuatro sub proyectos. ¿Qué hicimos? Aumentar la superficie específica del problema al descomponerlo en cuatro.

Así dividimos el proyecto en,
a. Controles en producción generando un sub almacén de control
b. Identificación de bultos de productos para poder controlar la trazabilidad hasta el almacén
c. Inventarios periódicos, previos al inventario mensual-
d. Creación de un abasto o “picking.”

Es como un barril lleno de líquido donde colocamos un dedo para evitar que filtre y luego colocamos otro y otro; siempre hay un agujero por donde logra filtrase finalmente. Luego de sub dividir y controlar casi todas las variables, comenzamos un último, que como lecciones aprendidas, es quizá el más importante: TRABAJAR CON LA GENTE.

Nada hacemos en controlar procesos si no logramos involucrar a quienes los controlan o ejecutan. Al trabajar con la gente, es posible ver todas las aristas del problema y todas las caras y volver a recomponer el cubo original.

Recomponer el proyecto desde sus partes derivadas, es uno de los más espectaculares procesos de integración de procesos que se pueda contar. Luego de resolver cada pieza, la pieza general, se estructura y se integra en una sola y ya no vuelve a salirse de control.

Lo mismo en proyectos de mejoras en los procesos como en proyectos de productos únicos.
¿Qué aprendimos? A descomponer y a involucrar a la gente; luego la integración casi ocurra como por consecuencia. Por último y más importante aún, es que no nos equivoquemos al descomponer y sustituyamos un tubo de 4” por dos de 2”; jamás llegaríamos a la solución.